Передача документов в архив при ликвидации юридического лица

Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность ликвидационной комиссии (ликвидатора) или конкурсного управляющего (ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ).
Документы, образовавшиеся в процессе деятельности такой организации, а именно:
- документы, сроки временного хранения которых не истекли;
- по личному составу;
- включенные в состав Архивного фонда РФ,
передаются на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Место хранения архива (кроме документов по личному составу работников, передаваемых в государственный архив) определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
При ликвидации организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, в состав ликвидационной комиссии включается представитель государственного (муниципального) архива (п. 225 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, далее - Правила N 77).
Передаче документов в архив предшествует экспертиза ценности документов.
По результатам проведенной экспертизы из документов формируются дела (п. 49 Правил N 77), на которые составляются описи по формам, установленным приложениями N 8, 9, 10, 11, 12 к Правилам N 77 (п. 63 Правил N 77).
Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются.
Остальные документы передаются в государственный (муниципальный) архив.
Для передачи документов ликвидационная комиссия заключает договор с архивом (ч. 17 ст. 3, ч. 3 ст. 21, ч.ч. 8, 10 ст. 23, Закона N 125-ФЗ, п. 225 Правил N 77). Заключить такой договор можно с любым государственным или муниципальным архивом, музеем, библиотекой или организацией Российской академии наук. Однако по практическим соображениям целесообразно заключать договор по месту фактического расположения организации.
Передаваемые дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить. Передача оформляется актом, форма которого установлена приложением N 27 к Правилам N 77. За неисполнение указанных требований членам ликвидационной комиссии грозит штраф в соответствии со ст. 13.25 КоАП РФ*(1).
После передачи документов в государственный (муниципальный) архив уже работники архива должны будут отслеживать сроки хранения переданных им документов, а также уничтожать их по истечении сроков хранения.
____________________________________
*(1) При уплате штрафа за совершение этого правонарушения не позднее 20 дней со дня вынесения постановления о наложении штрафа штраф может быть уплачен в размере половины суммы штрафа (ч. 1.3-1 ст. 32.2 КоАП РФ).